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Rechnungen / Rechnungen Eltern
Für die Erstellung der Elternrechnungen sind folgende Datensätze relevant:
- Elternbeiträge (prioritätsabhängig)
- Essengeld
- Sonderzahlungen
Die Rechnungen für das Elterngeld werden zunächst proforma erstellt. Achten
Sie darauf, dass die Eingaben in
Kinderabrechnung / Anwesenheit vollständig sind. Ist keine Anwesenheit
erfasst (Status "unsbekannt"), trägt das System bei der Abrechnung automatisch
einen Fehltag (Status "unentschuldigt") ein.
Stellen Sie den Filter auf Ihre Einrichtung und den gewünschten
Abrechnungsmonat ein. Öffnen Sie anschließend das Auswahlfeld "Rechnungen" und
klicken Sie auf "Proforma Rechnungen erzeugen". Sie erhalten eine Liste aller
erzeugten Rechnungen. Das System sucht nach möglichen Unstimmigkeiten und
markiert alle Rechnungen, deren Betrag erheblich vom Rechnungsbetrag des
Vormonats abweicht. Dies kann z. B. passieren, wenn:
- Das Elterngeld nicht mehr berechnet wird, weil ein Leistungsträger diese
Zahlungen übernimmt oder die beitragsfreie Zeit vor Schulbeginn begonnen
hat.
- Sonderzahlungen eingegeben wurden.
- kein/kaum Essengeld berechnet wird, weil das Kind viele Tage
abwesend war.
- etc.
Alle markierten Rechnungen müssen manuell bestätigt werden,
nur dann ist ein Monatsabschluss möglich. Prüfen Sie
zunächst die Richtigkeit der Rechnungspositionen, klicken Sie anschließend auf
den Button "Bestätigen".
Ist eine Rechnungsposition tatsächlich falsch, nehmen Sie die entsprechenden
Korrekturen im System vor. Die Korrektur direkt in der angezeigten Rechnung ist
nicht möglich, da die Ursache korrigiert werden
muss, auch um zu vermeiden, dass im Folgemonat das gleiche Problem erneut
auftritt.
Wichtig: Anschließend müssen die
Proformarechnungen noch einmal erzeugt werden, damit das System die vorgenommen
Korrekturen in die Rechnungen einbezieht.
Der endgültige Monatsabschluss erfolgt mit einem Klick auf den Button
"Rechnungen" und die anschließende Auswahl: "Rechnungen erzeugen und
Monat abschließen." Änderungen sind nun nicht mehr möglich.
Die Rechnungen sind für die Eltern in der Eltern-App sichtbar, können aber
auch ausgedruckt werden.
Sie haben die Möglichkeit über den Button "Rechnungen" eine "Barzahler-Info"
auszudrucken.
Für den Export an Ihre Finanzbuchhaltung, klicken Sie auf "Rechnungen"
und anschließend auf "Export als CSV". Das System generiert eine CSV-Datei,
welche Sie abspeichern und an Ihre Fibu verschicken können.