Tutorial
Tutorial
1. Allgemein
Dieses Tutorial richtet sich im ersten Abschnitt an die Nutzer der App nach
der Erstinstallation und im zweiten an neue Nutzer.
Wählen Sie das auf Sie zutreffende Profil:
- Erstanwender nach Installation der App beim Träger bzw. in den
Einrichtungen
- Umgang mit dem Kita-Manager für neue Nutzer
1.1 Erste Schritte im Kita-Manager (Administrator)
KDS stellt Ihnen den
Kita-Manager nach den von Ihnen gewünschten Spezifikationen zusammen und nimmt
bereits einige Grundeinstellungen wie auch Dateneingaben vor. Diese ersten
Datensätze umfassen in der Regel:
Wichtig! Überprüfen Sie zuallererst die
Korrektheit dieser grundlegenden Daten, indem Sie die entsprechenden Seiten
aufrufen!
Als Verwalter/Administrator müssen Sie nun weitere Einstellungen vornehmen
und Stammdaten einpflegen, bevor Ihre Einrichtungen mit der App arbeiten können.
Diese ersten Schritte werden im Folgenden erklärt:
1.1.1 Stammdaten
- In der Trägerverwaltung müssen neben den Allgemeinen Stammdaten auch
Sachkonten und
Kostenstellen angelegt werden. Halten Sie hierzu Rücksprache mit Ihrer
Fibu.
- Die Gemeinden Ihrer Einrichtungen sind im System bereits vorgepflegt. Diese Stammdaten können jedoch weiter ergänzt werden, z. B. um zusätzliche Ansprechpartner. Sie müssen aber auch abrechnungsrelevante Festlegungen treffen.
Dies betrifft vor allem die
Basiseinstellungen.
- Legen Sie fest, auf welcher Basis das Elterngeld berechnet werden soll.
Diese Daten müssen auf der entsprechenden Seite gepflegt werden.
- In Stammdaten Bundesländer
werden unter anderem die gesetzlich geltenden Personalschlüssel hinterlegt,
welche in der Regel vorgegeben sind. Überprüfen Sie alle Vorgaben auf dieser
Seite.
- Legen Sie in den Stammdaten Ihre
Leistungsträger an.
- Kontrollieren und ergänzen Sie gegebenenfalls die Stammdaten der
Einrichtungen.
- Im Adminbereich
stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, um den Kita-Manager an die
speziellen Arbeitsprozesse Ihres Trägers anzupassen. Prüfen Sie die
Standardeinstellungen und -vorgaben in allen Bereichen (Tabs). Achten Sie
vor allem auf folgende Eingaben:
- unter Genehmigungen
legen Sie bitte alle nötigen Erlaubnisse an, für welche Sie das Einverständnis der Eltern
einholen möchten. Diese werden für die
Kinderverwaltung
gebraucht.
- Legen Sie die Anzahl und die Art der
Mahlzeiten
fest. Dies wirkt sich in mehreren Modulen auf die Essensplanung aus.
- Positionen werden im Modul
Mitarbeiterverwaltung
benötigt.
- Im Folgenden können Sie in der
Mitarbeiterverwaltung
weitere Nutzer aus der Verwaltung mit Zugriffsrecht "Verwaltung" und die
Leiter Ihrer Einrichtungen mit Zugriffsrecht "Leiter" anlegen.
- Ihre Einrichtungsleiter sollten nun ihre einrichtungsspezifischen Daten
eingeben (Fachkräfte, Kinder, Gruppen etc.). Siehe
Tutorial für Einrichtungsleiter.
1.1.2. Interne Ablaufstrukturen klären / festlegen
Um Fehler in der Datenerfassung zu vermeiden (Doppelte oder fehlende
Erfassung) sollten die internen Prozesse im Vorfeld abgeklärt und festgelegt
werden. Welche Zuständigkeit liegt bei der Einrichtungsleitung und welche bei
der Verwaltung (Träger)?
- Wer ist für die Erfassung von Betreuungsverträgen zuständig?
- Wer ist für die Erfassung von Bescheiden BUT / BEG / Integrativ
zuständig?
- Wer ist für die Erzeugung der Rechnungen für Eltern zuständig?
- Wer ist für die Erfassung von Mitarbeiterverträgen verantwortlich?
Klären Sie die Elemente der Essenabrechnung, da der
Kita-Manager hier verschiedene Funktionen und Lösungen anbietet, z. B. auch das
KDS-Verpflegungsmanagement.
- Wie wird abgerechnet?
- Welche Zuschüsse/Erstattungen/Übernahmen werden vom wem geleistet? (BuT,
Sozialausweis-Option und andere)
- Übernehmen die Leistungsträger nur das Mittagessen oder alle Mahlzeiten?
2. Erste Schritte im Kita-Manager (Einrichtungsleiter)
Prüfen Sie im ersten Schritt die Stammdaten Ihrer
Einrichtung. Grau
hinterlegte Felder sind nur mit dem Zugriffsrecht "Verwaltung" änderbar. Sollten
Sie hier Unstimmigkeiten erkennen, wenden Sie sich bitte an Ihren Träger.
Legen Sie Ihre Essensplanung und die Art der Essengeldabrechnung fest.
- Zuerst geben Sie in
Einrichtung /
Essengeld die Art der Mahlzeiten und den zu berechnenden Betrag ein.
- Anschließend können Sie Ihre
Essenpläne eingeben oder per Datei hochladen.
- Gehen Sie weiter in den Bereich
Sonstiges und legen Sie die gewünschen
Spezifikationen der Essengeldberechnung fest.
Im Bereich "Sonstiges" können Sie auch die beitragsfreie Zeit festlegen und
die Geräte für Ihre Gruppenbuch-APP registrieren.
Die wichtigste Arbeit bei der Ersteinrichtung der App ist die Registrierung
aller Kinder Ihrer Einrichtung in der
Kinderverwaltung.
- Legen Sie zuvor in
Einrichtung / Gruppen alle Gruppen Ihrer Einrichtung an.
- Sind alle benötigten Betreuungsverträge im System hinterlegt? (Falls
nicht, wenden Sie sich bitte an Ihren Träger.)
3. Umgang mit dem Kita-Manager - Zugriffsrecht "Verwaltung"
Auf dem Dashboard wird eine
Vielzahl an Informationen für Sie dargestellt, daher dient es als wichtiges
Tool, um alle anstehenden Aufgaben im Blick zu behalten, z. B die
Monatsabschlüsse Ihrer Einrichtungen:
3.1 Monatsabschlüsse / Export an die Finanzbuchhaltung:
3.2 Sonstiges
- Nutzen Sie die
Chat-Funktion, um sich mit Ihren Einrichtungsleitern auszutauschen.
- Achten Sie darauf, dass die Stammdaten gepflegt werden. Fehlende oder
gar fehlerhafte Eingaben können zu Fehlern in der Rechnungserzeugung führen.
4. Umgang mit dem Kita-Manager - Zugriffsrecht "Leiter"
Mit dem Zugriffsrecht "Leiter" können Sie die Daten speziell für Ihre
Einrichtung einsehen, welche Ihnen in den Filteroptionen grundsätzlich
vorgegeben ist und nicht verändert werden kann.
Eingabefelder mit grauem Hintergrund können von Ihnen nicht bearbeitet
werden. Wenden Sie sich an Ihren Träger, wenn:
- Monatsabschlüsse zurückgesetzt werden müssen
- Anpassungen in Stammdaten und Grundeinstellungen erforderlich sind
4.1 Monatsabschlüsse
Folgende Abschlüsse müssen monatlich erstellt werden: